Sau một thời gian phát triển phần mềm quản lý khách sạn, nhận thấy nhu cầu quản lý khách đoàn ngày càng tăng, tháng 1 năm 2018, Asiky cho ra mắt phiên bản quản lý mới có tích hợp tính năng quản lý khách đoàn như một giải pháp quản lý mới cho các khách sạn.
Nhu cầu quản lý khách đoàn ngày càng tăng
Trong những năm gần đây, nhu cầu đặt phòng khách đoàn ngày càng tăng gây ra những khó khăn rất lớn trong công tác quản lý khách sạn. Lễ tân gặp vấn đề rất lớn trong công tác quản lý đặt phòng, sắp xếp phòng, check in cho khách và tính giá phòng cho đoàn. Họ không biết nên sắp xếp phòng nào, và phòng nào sử dụng dịch vụ nào, vì vậy rất khó khăn cho quá trình quản lý và sắp xếp, đôi khi dẫn đến những sai sót gây thiệt hại rất lớn cho khách sạn. Vậy giải pháp là gì?
Nhu cầu quản lý khách đoàn ngày càng tăng
Sẽ không còn cảnh lễ tân phải loay hoay với một đống giấy tờ, sổ sách để có thể quản lý và sắp xếp một cách hiệu quả cho các khách đoàn. Tất cả công việc giờ đây đã được gói gọn trong tính năng quản lý khách đoàn. Đặc biệt trong thời gian gần đây, Asiky cho ra mắt phần mềm quản lý khách sạn tích hợp tính năng quản lý khách đoàn mang lại nhiều chức năng đa dạng, giúp cho việc quản lý khách đoàn trở nên đơn giản rất nhiều, không còn phức tạp và tốn nhiều thời gian như trước kia nữa.
Thứ nhất: Quản lý thông tin cơ bản của đoàn
Quản lý thông tin cơ bản của đoàn
Tính năng này cho phép nhân viên nhập các dữ liệu cơ bản của khách đoàn hay nói cách khách là tạo đoàn. Những thông tin này bao gồm mã đoàn, tên đoàn, trưởng đoàn, trạng thái hay mã nguồn, chuyến bay đến, chuyến bay đi. Ngoài ra, lễ tân còn kiểm soát được các thông tin khác như nhóm khách hàng là khách hàng nước ngoài hay khách nhà hàng, email, số điện thoại, mã số thuế,…Tất cả những thông tin này được nhập tự động sau đó lưu trữ trong hệ thống nhằm phục vụ công tác check out và lập báo cáo thống kê khi cần.
Thứ hai: Quản lý tình trạng phòng hiện có của khách sạn
.png)
Quản lý tình trạng phòng hiện có của khách sạn
Tất cả thông tin về tình trạng phòng hiện có của khách sạn được cập nhật đầy đủ trên hệ thống. Tổng số phòng hiện có, tổng số phòng còn trống, loại phòng nào còn trống đều được hiển thị rõ ràng. Vì vậy, nhân viên dễ dàng kiểm tra được số lượng phòng trống theo loại phòng của khách sạn và tùy theo lựa chọn của khách hàng, thực hiện đặt một hoặc nhiều phòng, đặt một hoặc nhiều chặng khác nhau trong mỗi lần nhận được đặt phòng của khách đoàn.
Thứ 3 Quản lý thông tin đặt phòng khách sạn
Quản lý thông tin đặt phòng khách sạn
Với chức năng này, lễ tân thu thập và tập trung đầy đủ các thông tin đặt phòng của khách lên phần mềm. Những thông tin mà lễ tân nhập vào hệ thống bao gồm số phòng, loại phòng, ngày ở, số người/1 phòng, và các ghi chú đi kèm nếu có. Bên cạnh đó là chức năng quản lý dịch vụ của khách đoàn. Các phần mềm quản lý khách sạn hỗ trợ lễ tân kiểm soát các thông tin về loại dịch vụ, số lượng của từng phòng từ đó hỗ trợ quá trình tính giá phòng.
Thứ 4 Hỗ trợ tính giá phòng và dịch vụ
Hỗ trợ tính giá phòng và dịch vụ
Đây là tính năng quan trọng nhất của tính năng quản lý khách đoàn. Nếu trước đây, lễ tân phải đau đầu với một đống giấy tờ sổ sách để sắp xếp tính toán mà đôi khi sai sót rất lớn thì giờ đây tất cả gói gọn trong phần mềm quản lý khách sạn. Với tất cả các thông tin về khách đoàn được nhập từ trước, phần mềm sẽ hỗ trợ tính toán giá phòng chính xác. Công việc của lễ tân giờ chỉ là xuất hóa đơn và làm thủ tục check out cho khách.
Ngoài ra, tính năng quản lý khách đoàn còn hỗ trợ một số công việc như sau:
- In bản xác nhận đặt phòng cho cả đoàn
- Gán phòng nhanh cho cả đoàn
- Checkin nhanh toàn bộ phòng trong đoàn
- Checkout nhanh toàn bộ phòng trong đoàn
- Đổi nhanh ngày đến – ngày đi của đoàn
- Điều chỉnh giá cho toàn đoàn
- Điều chỉnh nhanh số lượng khách trong phòng
- Thêm thông tin khách hàng một cách nhanh chóng
Hy vọng rằng với tính năng khách đoàn mới của Asiky có thể hỗ trợ tối đa cho nhân viên cũng như người quản lý khách sạn trong việc quản lý khách đoàn nói riêng và quản lý tổng thể cả khách sạn nói chung, giúp cho công việc quản lý khách sạn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
