Tìm hiểu công việc của từng bộ phận trong khách sạn

Mỗi bộ phận đều sẽ đảm nhận những công việc, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có chung một mục đích là đáp ứng, làm hài lòng nhu cầu của khách hàng với các dịch vụ mà khách sạn cung cấp.
Vậy cụ thể công việc đó ra sao hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ở bài viết dưới đây:

Công việc của từng bộ phận trong khách sạn như thế nào?

1. Bộ phận lễ tân

- Bộ phận lễ tân được ví như “bộ mặt” của khách sạn trong việc giao tiếp và tạo mối quan hệ với khách hàng, với nhà cung cấp và đối tác.
- Là cầu nối giữa khách hàng với các dịch vụ của khách sạn, giữa các bộ phận với nhau trong khách sạn.
Bên cạnh đó, bộ phận lễ tân còn là một trợ thủ đắc lực của quản lý trong việc tư vấn, góp ý về tình hình của khách sạn, nhu cầu của thị trường, thị hiếu của khách hàng, xu hướng trong tương lai,… giúp ban giám đốc nắm vững tình hình khách lưu trú, thông tin về cơ cấu khách, nguồn khách từ đó đưa ra những chiến lược, kế hoạch mới nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất cho khách sạn.
 
- Nhiệm vụ :
+ Đón tiếp, nhận, giải quyết yêu cầu của khách hàng và chuyển thông tin của khách hàng đến các bộ phận liên quan
+ Làm thủ tục đăng ký phòng và trả phòng cho khách, thu phí nếu khách hàng sử dụng các sản phẩm khác trong khách sạn
+ Lưu trữ thông tin của khách lên hệ thống phần mềm quản lý khách sạn, báo cáo với quản lý tình hình hoạt động
+ Phối hợp các bộ phận khác để cùng nhau hoàn thành nhiệm vụ

2.  Bộ phận buồng phòng

-Cung cấp sản phẩm dịch vụ chính tại khách sạn, mang lại nguồn doanh thu cao nhất trong tổng doanh thu của khách sạn.
- Chịu trách nhiệm về sự nghỉ ngơi lưu trú của khách hàng tại khách sạn.
- Phối hợp chặt chẽ, nhất quán với bộ phận lễ tân trong hoạt động bán và cung cấp dịch vụ buồng.
 
-Nhiệm vụ:
    + Chuẩn bị buồng, đảm bảo luôn ở chế độ sẵn sàng đón khách
    + Vệ sinh buồng phòng hàng ngày, các khu vực tiền sảnh và khu vực công cộng
    + Kiểm tra tình trạng phòng, các thiết bị, vật dụng, sản phẩm khác trong phòng khi làm vệ sinh
    + Nhận và giao các dịch vụ phục vụ khách, báo cho bộ phận lễ tân các vấn đề có liên quan

3. Bộ phận nhà hàng

-Cung cấp thức ăn và đồ uống cho khách, nhân viên của khách sạn.
-Tổ chức hoạt động ăn uống gồm 3 hoạt động chính: chế biến, lưu thông và tổ chức dịch vụ ăn uống tại khách sạn.
Bên cạnh đó, cũng đồng thời cung các cấp dịch vụ khác như: tổ chức sự kiện, buffer cho hội thảo hay những bữa tiệc theo yêu cầu của khách hàng.

4. Bộ phận kế toán – tài chính

- Quyết định các chiến lược liên quan đến tài chính; tìm nguồn vốn cho khách sạn.
- Tổng hợp, theo dõi, quản lý, báo cáo về các khoản thu chi, công nợ,… của khách sạn.
 
-Nhiệm vụ: + Lập các chứng từ trong việc hình thành và sử dụng vốn
                    + Lập chứng từ kết quả kinh doanh của từng bộ phận và toàn khách sạn
                    + Tổng hợp báo cáo theo tháng, quý, năm

5. Bộ phận nhân sự

- Là bộ phận quản lý, tuyển dụng nhân sự
- Ban hành các quy chế làm việc trong khách sạn
- Quản lý trực tiếp nhân viên: theo dõi, đánh giá nhân viên các bộ phận và tiếp nhận ý kiến của cấp trên

6. Bộ phận an ninh

- Bộ phận an ninh hay chính là bộ phận bảo vệ là những người đảm bảo an toàn cho khách hàng, tài sản của khách sạn và khách.
 
- Công việc:
     + Trông, giữ xe cho nhân viên và khách đến khách sạn
     + Canh gác, tuần tra theo ca và luôn trong tư thế sẵn sàng khi gặp sự cố
     + Hỗ trợ khách hàng trong việc chuyển hành lý vào và ra khỏi khách sạn

7. Bộ phận kinh doanh tổng hợp

- Là sự kết hợp giữa 2 bộ phận: Marketing và kinh doanh để lên kế hoạch nhằm tìm kiếm khách hàng cho khách sạn.
- Mở rộng thị trường, thu hút nhiều khách hàng tiềm năng cho khách sạn.
- Nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh và khảo sát khách hàng để đưa ra chiến lược mới, cải tiến nâng cao dịch vụ.
- Thống kê, phân tích và đánh giá hiệu quả kinh doanh của khách sạn.
 

8. Bộ phận kỹ thuật

- Là bộ phận quản lý, giám sát các hệ thống kỹ thuật và thiết bị trong khách sạn đảm bảo vận hành tốt, không gặp sự cố và trục trặc trong quá trình hoạt động.
- Thường xuyên theo dõi, bảo trì các thiết bị trong khách sạn; sửa chữa các công cụ kịp thời khi có sự yêu cầu từ các bộ phận.
- Bên cạnh đó, bộ phận này cũng sẽ có nhiệm vụ trang trí sân khấu, chuẩn bị âm thanh khi mà khách sạn có hội thảo, sự kiện…
Mỗi bộ phận đều có những chức năng, nhiệm vụ cụ thể, nhưng điều quan trọng nhất là phải biết cách tổ chức, phối hợp các bộ phận lại với nhau thành một thể thống nhất để hoạt động của khách sạn ổn định và vững chắc.

Xem thêm: "4 cách tăng lượng đặt phòng trực tuyến qua hệ thống Hotel Booking System" tại Asiky

Mọi thông tin thắc mắc, hỗ trợ tư vấn hãy liên hệ với chúng tôi: