Mẹo hay giúp khách sạn giảm thiểu tình trạng khách đặt phòng mà không đến

Rất nhiều lý do xuất phát từ chủ quan lẫn khách quan khiến cho các du khách dù đã đặt phòng nhưng lại không đến làm thủ tục check-in, đồng nghĩa với việc đó là khách sạn của bạn mất đi một lượng khách hàng cũng như nguồn doanh thu đáng kể.
Vậy làm thể nào để giảm thiểu tình trạng hủy đặt phòng khách sạn? Hãy cùng Asiky tìm hiểu trong bài viết dưới đây:

Nguyên nhân khách sạn phải giảm thiểu tình trạng khách đặt phòng mà không đến

Vào mùa cao điểm, nhu cầu thuê phòng để lưu trú trong chuyến du lịch, công tác hay nghỉ dưỡng là rất nhiều. Việc khách sạn nhận yêu cầu đặt phòng của du khách này rồi thì sẽ phải từ chối yêu cầu đặt phòng với một hoặc nhiều du khách khác.
 
Một số nguyên nhân chính khách hủy đặt phòng:
- Vì một vài lý do chủ quan hay khách quan nào đó mà khách không thể đi du lịch, công tác tới nghĩ dưỡng nữa
- Khách tìm được khách sạn có giá rẻ hơn, view đẹp, nhiều chính sách ưu đãi...
- Khách đặt phòng nhưng không đến
Việc này đã gây ra cho khách sạn rất nhiều bất lợi như: mất đi một nguồn doanh thu, lượng khách hàng tiềm năng có nhu cầu đặt phòng tại cùng thời điểm đó.

5 mẹo hay giúp giảm tình trạng khách đặt phòng rồi không đến

• Thiết lập chính sách hủy đặt phòng:

Giống như dịch vụ đặt bàn ở nhà hàng, để giảm thiểu tình trạng khách đặt phòng rồi không đến, khách sạn nên thiết lập chính sách hủy đặt phòng với các điều khoản và quy định cụ thể thời hạn được phép hủy phòng nếu không muốn đến; trường hợp quá hạn nhưng hủy, khách sẽ phải trả một khoản phí nhất định.
Làm được điều đó, khách sạn của bạn sẽ giảm được đáng kể tình trạng hủy phòng phút chốc hay đặt phòng mà không đến. Từ đó, đưa ra những giải pháp tối ưu để tiếp nhận yêu cầu đặt phòng mới, giúp doanh thu của khách sạn không bị ảnh hưởng.

• Đưa ra chính sách ưu đãi cho khách xác nhận đặt phòng

Đó có thể là chính sách giảm giá, khuyến mãi, tặng voucher…
Bởi hầu hết các du khách đều có xu hướng lựa chọn những sản phẩm/dịch vụ có ưu đãi hơn. Chính vì vậy, việc đưa ra những chính sách ưu đãi cụ thể không chỉ giúp giảm tình trạng treo phòng mà còn giúp thu hút lượng lớn khách hàng tiềm năng đến với khách sạn.

• Nhắc nhở khách về việc đặt phòng của họ

Các du khách đặt phòng trước đó rất lâu là vì có ưu đãi; để tránh tình trạng “cháy phòng” vào mùa cao điểm; do đó,  họ có thể đã quên và không đến nhận phòng đúng hẹn.
Vì thế, bạn nên khéo léo gửi đến họ những lời nhắc nhở thông qua email, SMS hay gọi điện thoại thông báo về việc đặt phòng, thời gian nhận phòng cùng những ưu đãi họ nhận được nếu nhận phòng.
Một hành động như thế có thể sẽ giúp cho khách sạn bạn tạo thiện cảm với du khách về dịch vụ chăm sóc chuyên nghiệp; từ đó tình trạng khách hủy phòng cũng giảm đi đáng kể.

• Chuẩn bị sẵn phương án dự phòng

Lượng khách “dự phòng” sẽ được sử dụng thay thế vào những phòng mà khách hủy vào thời điểm chốt hay khách đặt phòng mà không đến. Tuy nhiên, khách sạn nên tính toán thật kỹ khả năng đáp ứng của chính sách này, đặc biệt vào những dịp nghỉ lễ tết, cuối tuần hay mùa du lịch… để tránh trường hợp mà cũng một thời điểm, cùng một phòng có đến 2-3 người tới quầy lễ tân nhận phòng.
 

• Lên kế hoạch báo cáo và tìm nguyên nhân cụ thể

Bạn phải thường xuyên thống kê số liệu, báo cáo hiện trạng đặt – hủy phòng hay khách đặt mà không đến cho nhà quản lý khách sạn.
Tìm hiểu nguyên nhân cụ thể dẫn đến tình trạng đó (có thể là giá cao, chất lượng dịch vụ không đảm bảo, view không đẹp,…)
Nắm bắt tâm lý khách hàng và xu hướng đặt phòng của họ để đưa ra những hướng giải quyết tốt nhất.
Xem thêm: Sự cần thiết của Reservation System trong kinh doanh khách sạn.
Bất kỳ khách sạn nào cũng mong muốn công suất phòng được hoạt động tối đa. Do đó, việc giảm thiểu tình trạng khách hủy đặt phòng hay đặt phòng rồi không đến là hết sức quan trọng. Muốn làm được điều này, khách sạn phải đảm bảo mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất, trong đó có việc đào tạo đội ngũ nhân sự làm việc chuyên nghiệp và có tâm.